Miten ylläpidät jaksamista yrittäjänä?

Liiketoiminnan kehittämiselläkin voit saada lisää voimavaroja omaan yritystoimintaasi. Kirjoituksessa kerron eri keinoja lisätä voimavaroja liiketoiminnan kehittämisellä.

Maija-Leena Rissanen

Liiketoiminnan kehittäminen voi antaa lisää voimavaroja

Edellisessä voimavara-artikkelissani pohdin unen merkitystä ja siteerasin Aki Hintsan voimavaralistaa. Tässä kirjoituksessa paneudun enemmän liiketoiminnan kehittämisen ytimeen miettiessäni yrittäjän jaksamista.

Voimavaranäkökulmasta katsottunakin prosessien kehittäminen kannattaa pienemmässäkin yrityksessä. Delegoimalla asioita saat enemmän aikaa kehittämiseen ja johtamiseen. Ydinliiketoimintatarkastelulla lisäät tehokkuutta ja tuottamista. Portfoliotarkastelulla voit löytää tasapainon erilaisten tehtävien välillä siten, että teet tarpeeksi tehtäviä, jotka ovat mielekkäitä ja mistä saat tuottoakin.

“Syy siihen, että enemmän ihmisiä kuolee murehtimiseen kuin työntekoon on se, että murehtijoita on enemmän kuin tekijöitä.” -Runoilija Robert Frost (1874-1963)

Liinimpi on fiinimpi – ole tehokkaampi, laita prosessit kuntoon

Vuorokaudessa on 24 tuntia ja viikossa 7 päivää. Roomaakaan ei rakennettu päivässä. Jos hukut töihin ja tekemiseen ja valmista ei tunnu syntyvän, on aika astua sivuun ja kriittisesti tarkastella toimintaasi. Jos myyntisi tai markkinointisi eivät tuota hedelmää, on aika tarkastella toimiesi järkevyyttä ja ennen kaikkea sitä, teetkö johdonmukaisia aktiviteetteja oikeassa järjestyksessä.

Toisin sanoen, olitpa pieni tai isompi yritys, jokainen tarvitsee selkeitä prosesseja ja niiden hallintaa. Tehtävät tulee olla määriteltyjä, niiden tuloksia tulee merkitä ylös ja toimintaa kannattaa seurata ja kehittää, mikäli löytyy asioita, joita voisi tehdä paremmin.

Otetaanpa esimerkki: Haluat parantaa asiakaspalveluasi. Voidaksesi tehdä sen, sinun pitää ensiksi kuvata ne toimet, mitä siihen liittyy tänä päivänä. Sitten voit tarkastella, miten kokonaisuus toimii ja mitä voisit parantaa (tai tehostaa). Jos haluat vaikka automatisoida toimintaasi, esimerkiksi tuomalla markkinoinnin automaatiota mukaan, niin sinulla tulee olla hyvä käsitys, miten sinun asiakkaasi sinut löytävät ja mihin kohtiin sitä asiakaspolkua voit omalla toiminnallasi vaikuttaa. Jos teet digimarkkinointia tai vaikka haaveilet verkkokaupan perustamisesta, niin tilaus-toimitusprosessi ainakin pitäisi olla kunnossa.

Ja väitän myös, että hyvät prosessit säästävät yrittäjän voimavaroja. Kun tiedät miten asiat toimivat, niin osaat reagoida ja tehdä korjaustoimia, mikäli ne eivät ne mene suunnitellusti.

 

Pienyritys ja prosessit -yhdistelmä voi kuulostaa erikoiselta. Olen tarkastellut prosessien merkitystä ja motivoinut niiden määrittelyä pieneenkin yritykseen aiemmin kirjoituksessani:

https://www.arcticideas.fi/prosessit-ovat-tarkeita-myos-pienelle-yritykselle/

Delegoi tehtäviä – opeta, jaa ja vastuuta

Jos tuppaat tekemään kaiken itse yrityksessäsi, vaikka sinulla on työntekijöitä, niin olisi ehkä aika katsoa peiliin. Jos taas yksinyrittäjänä hukut töihin, niin ehkä on aika miettiä työntekijän palkkaamista.

Pienessäkin yrityksessä kannattaa erilaistua työntekijöinä, eli tehdä erilaisia työnkuvia. Tehokkuutta saadaan sillä, että eri ihmiset erikoistuvat eri tehtäviin. Toki on hyvä osata toistenkin hommia, jotta voi auttaa, kun tilanne niin vaatii.

Yrittäjänä on kasvun paikka siinä kohden, kun yrityksesi kasvaa ja otat töihin muita ihmisiä. Delegoi, perehdytä ja opeta uusi henkilö töihin, jaa vastuuta ja johda itse toimintaa, vaikka olisitkin siinä aina mukana tekemässä. Kasvavan yrittäjän tehtävänä on johtaa ja kehittää. Jaksat myös itse paremmin, jos et tee kaikkea itse.

Ulkoista rohkeasti ja keskity itse ydinliiketoimintaan

Yksi selkeä keino vähentää yrittäjän liiallista kuormitusta on yrityksen eri toimien kriittinen tarkastelu. Moni yrittäjä mielellään ulkoistaa esimerkiksi kirjanpidon ja tilinpäätökset, koska ne on helppo mieltää järkeviksi toimiksi siirtää ammattitaitoisten osaajien haltuun. Mutta yrityksissä on monta muutakin tehtävää, joiden ulkoistaminen voisi kannattaa.

Satu Rämön ja Hanne Valtarin ”Unelmaduunarin tilipäivä” -kirjassa käsitellään hyvin tätä ulkoistamisen ja arjen helpottamisen teemaa. Suosittelen tutustumaan! Kirjasta saa näkökohtia myös yksinyrittäjän arjen helpottamiseen. Aina ei siis ole kyse suuremmasta yrityksestä ulkoistamisen suhteen, vaan myös pieni yritys, jopa yksinyrittäjä, voi työtänsä järkevöittää hankkimalla palveluja muualta oma arkeaan helpottamaan. Siivousapu, lastenhoitoapu, ruokakassit, tavaroiden toimitus kotiin/työpaikalle mieluummin kuin mennä itse ostamaan ja hakemaan jne. Käytä siis palveluja! (Joita toiset yrittäjät tarjoavat…)

BCG malli portfolioanalyysiin

Portfoliotarkastelu auttaa keskittymään olennaiseen

Samaisessa Unelmaduunarin tilipäivässä käsiteltiin vanhaa tuttua BCG (Boston Consulting Group) mallia uudesta näkökulmasta.

Perinteisesti malli esittää yrityksen tuote/palveluportfolion tarkastelua nelikentällä, jossa akseleina on kasvu ja tuotto. Tähdet ovat nopeasti kasvavia tuotteita ja yksiköitä, joilla on suuri markkinaosuus ja jotka ovat melko vahvoja kilpailussa markkinalla. Lypsylehmät ovat kypsiä ja menestyviä yksiköitä tai tuotteita, joilla on korkea markkinaosuus. Ne ovat hidaskasvuisia, omaavat vakiintuneen paikkansa mallistossa ja markkinalla. Koirat ovat yksiköitä tai tuotteita, joilla on alhainen markkinaosuus, esimerkiksi kypsä, hitaasti kasvava teollisuuden ala, lisätarvike tai liiketoiminnan tukiyksikkö. Kysymysmerkit kasvavat nopeasti ja siten kuluttavat suuria määriä pääomaa, mutta koska ne ovat alhaisen markkinaosuuden tuotteita, ne eivät tuota merkittävästi.

Unelmaduunarit pohtivat mallia oman tekemisen kautta. Mielestäni hieno oivallus! He kehottivat käymään läpi omat tekemiset, työt ja projektit, tuotteet ja palvelut siten, että voi pohtia niihin laittamaasi työmäärää suhteessa niistä tuleviin tuotoksiin. Ja lisäksi voit miettiä sitä, ovatko tekemisesi tasapainossa sen suhteen, mitä siitä saat. Mielestäni ihan tietysti yleispätevää ja oikeaa pohdintaa. Koin erityisen hienona havaintona työn tekemisen mielekkyyden tässä yhtälössä. Sen, että esität itsellesi yrittäjänä kysymyksiä, kuten onko järkevää tai kestävää omien voimavarojen puitteissa tehdä sitä tai tätä. Heidän argumenttinsa oli, että jos koiran ajatellaan olevan niitä rutiinihommia ja tekemisiä, jotka itsellä vievät liikaa aikaa ja vaivaa, niin onko järkevää sinun tehdä sitä? Esimerkiksi et jotain osaa ja joudut käyttämään siihen paljon aikaa, niin olisiko sen teettäminen toisella (ammattilaisella) järkevämpää?

Toisaalta jos teet vain niitä kysymysmerkkejä, eli töitä, joista saat hirmukicksit, niin voi olla epäselvää, saatko koskaan tuloja riittävästi elämiseesi. Kannattaa tunnistaa myös oman työnsä lypsylehmät, eli perusduunit, jotka eivät nyt niin innosta. Mutta toisaalta niitä on saatavilla ja niillä saat lähtökohtaisesti sen verran tuloa, että voit sitten kehittää niitä tähtiä, joita nautit tehdä ja joista saat riittävästi kompensaatiota vaivan palkaksikin.

Eli ehkä pitkä tarina portfoliotarkastelusta voidaan summata jaksamisen ja voimavarojen ylläpitämisen suhteen siihen, että kannattaa tarkastella välillä kriittisesti omaa ajankäyttöään ja tehdä eniten sellaisen tehtäviä, joista saat myös tuottoa. Ja muun osalta miettiä saisitko enemmän irti, jos tarjoaisit niitä jollekin muulle tehtäväksi.

 

Näin liiketoiminnan kehittäminenkin voi antaa yrittäjälle lisää voimavaroja pahan päivän varalle.

Vastaa